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Mehr Flexibilität - mehr Dienstleistung

Die Gemeindeverwaltung Aarburg führt auf 1.1.2002 die Jahresarbeitszeit ein. Das Reglement über die gleitende Arbeitszeit vom 1.7.1988 dient aus. Es wird ersetzt durch eine moderne Arbeitszeitregelung. Die Mitarbeitenden und die Kunden profitieren.

Vor rund 13 Jahren wurde in der Gemeindeverwaltung Aarburg die gleitende Arbeitszeit eingeführt. Diese Arbeitszeitregelung hat bis heute gute Rahmenbedingungen geschaffen. Die Blockzeiten, die jeder Mitarbeitende erfüllen muss und die knappen Kompensationsmöglichkeiten sind jetzt aber überholt.

Anpassung an gesellschaftliche Veränderungen
Die Mitarbeitenden wünschen mehr Flexibilität. Aus diesem Grund wurde die Aufgabe angepackt und ein moderneres Arbeitszeitmodell geprüft. Die Aarburger Verwaltung wurde dabei von einer Studentengruppe der Hochschule für Wirtschaft Olten unterstützt, die einerseits die Informationen rund um die Arbeitszeitmodelle gesammelt hat und andererseits eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt hat. Oberstes Ziel war dabei, dass bei gleichzeitiger Erhöhung der Flexibilisierung der Arbeitszeit der Mitarbeitenden auch die Kunden profitieren.

Individuelle Terminvereinbarung
Das Jahresarbeitszeitreglement, zu deren Einführung ab dem neuen Jahr der Gemeinderat grünes Licht gegeben hat, fordert von den Mitarbeitenden und den einzelnen Abteilungen ein hohes Mass an Selbstverantwortung. Die Mitarbeitenden sind nicht mehr an die Blockzeiten gebunden und können ihre Arbeitszeit weitgehend frei festlegen, sofern der Service in den jeweiligen Abteilungen sichergestellt ist. Die Aarburger Verwaltung stützt aber nicht mehr ausschliesslich auf die Schalteröffnungszeiten ab, sondern ermöglicht den Bürgerinnen und Bürgern individuelle Terminvereinbarungen. Die Bürgerinnen und Bürger konnten bereits heute ausserhalb der Schalteröffnungszeiten Gespräche vereinbaren. Jetzt wird die individuelle Terminvereinbarung jedoch offiziell angeboten. Werden damit gute Erfahrungen gemacht, könnte die Möglichkeit bestehen, die Schalteröffnungszeiten auf Zeit hin zu reduzieren, um das Jahresarbeitszeitmodell voll ausschöpfen zu können.

Vorteile des neuen Arbeitszeitmodells
Die Vorteile des Jahresarbeitszeitmodells sind für die Organisation ein optimaler Ressourceneinsatz, grössere Arbeitszeitflexibilität, keine angeordneten Überstunden, Arbeitsanfall orientiertes Arbeiten und Ausgleich von saisonalen Arbeitsschwankungen, weniger Leerzeiten und mehr Produktivität. Die moderne Arbeitszeitregelung steigert die Attraktivität und somit die Wettbewerbsfähigkeit des Arbeitgebers.

Als Vorteile für die Mitarbeitenden schälten die Studenten der Hochschule für Wirtschaft neue Führungsaufgaben für die Abteilungsleiterinnen und -leiter, hohe Selbstverantwortung, grössere Freiheiten, die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse und Servicezeiten statt Blockzeiten heraus. Für die Kunden wird im Wesentlichen ein stärkeres Eingehen auf die Kundenbedürfnisse und -wünsche ermöglicht und dank Terminvereinbarungen ergeben sich keine Wartezeiten.

Volle Ausschöpfung erfordert Reduktion der Öffnungszeiten
Nachteilig beziehungsweise aufwändiger ist die zwingende Optimierung des Informationsflusses und der Koordination. Nicht optimal für die Organisationseinheiten ist zudem die Beibehaltung der Schalteröffnungszeiten - nur am Freitagnachmittag wird die Öffnungszeit um eine Stunde reduziert (von 17.00 Uhr auf 16.00 Uhr). Sie verschlingt Flexibilisierungspotenzial. Verwaltung und Gemeinderat haben sich aber gegen den Vorschlag der Wirtschaftsstudenten gewendet, die eine massive Reduktion der Schalteröffnungszeiten vorsahen und noch stärker auf die individuelle Terminvereinbarung setzten.

Technische Unterstützung
Die Gemeindeversammlung vom 30.11.2001 hat mit der Genehmigung des Budgets 2002 einer neuen Telefonvermittlungsanlage für die Verwaltung zugestimmt. Die neue Anlage wird die Umsetzung des Jahresarbeitszeitmodells wirkungsvoll unterstützen, indem die Erreichbarkeit der Mitarbeitenden praktisch jederzeit sichergestellt werden kann. Die heutige Telefonzentrale hat die technischen Kapazitäten längst erreicht und der Kundendienst kann nicht mehr befriedigend erfüllt werden. Bürgerinnen und Bürger können insbesondere bei Besetzung oder Absenz des gewünschten Teilnehmers nicht zweckmässig informiert beziehungsweise weitervermittelt werden.

Anfang Jahr startet jeder Mitarbeitende bei einer Vollzeitbeschäftigung mit rund 2180 Sollstunden ins neue Arbeitsjahr. Es gilt, mit der Ressource Arbeit zielorientiert und verantwortungsvoll umzugehen, damit kundenseitig und mitarbeiterseitig gute Resultate erzielt werden können. Man darf gespannt sein auf die ersten Erfahrungswerte. Spätestens nach einem Jahr muss eine Überprüfung vorgenommen werden.

 

Tag der offenen Tür geplant

Die nun für die Mitarbeitenden realisierte flexiblere Arbeitszeit reiht sich ein in die verschiedenen Massnahmen, die unter dem Begriff des Ligaziels 2002 initiiert wurden. Zu ihnen gehören die auf der Aarburger Verwaltung angelaufenen freiwilligen Jobvisits, die dank dem Einblick in andere Aufgabengebiete bzw. Abteilungen das Verständnis der Mitarbeitenden untereinander fördern und das Wissen erhöhen soll. Realisiert wurden im letzten Jahr auch das interne und externe Mailing. Im nächsten Jahr wird der Gemeinderat und die Verwaltung an ein neues, modernes Personalreglement mit leistungsorientierter Entlöhnung gehen. Frühestens Ende 2002, spätestens im Frühjahr 2003 will die Aarburger Verwaltung die Bürgerinnen und Bürger zu einem Tag der offenen Tür einladen.

 

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